ক্রমিক ও স্বাক্ষরিত নোটশিট
অনুচ্ছেদগুলো ক্রমানুসারে, প্রতিটিতে লেখকের স্বাক্ষর। পাঠানো অনুচ্ছেদ কখনো বদলানো বা মোছা যায় না, আর কাগজের নথির শেষ অনুচ্ছেদ ও পৃষ্ঠা নম্বরের পর থেকেই ক্রমিক চালিয়ে যাওয়া যায়।
ডকেটোরা নথিফ্লো · ডিজিটাল নথি, অনুমোদন ও রেকর্ড
নথিফ্লো কাগজের নথিকে অনলাইনে নিয়ে আসে। প্রতিটি নোটের ক্রমিক নম্বরযুক্ত নোটশিট, পত্র, সংযুক্তি, অনুমোদন-পথ এবং ডেস্ক থেকে ডেস্কে চলাচল থাকে এক জায়গায় — দেখতে পান কেবল তাঁরাই, যাঁদের দেখার কথা।
পাইলটে আমরা অল্প কয়েকটি প্রতিষ্ঠানকে আমন্ত্রণ জানাচ্ছি। প্রতিটি স্ক্রিনে বাংলা ও ইংরেজি।
নথিফ্লো অ্যাপের স্ক্রিনগুলোতে একটি কাল্পনিক প্রতিষ্ঠানের নমুনা তথ্য দেখানো হয়েছে। পাইলট চলাকালে খুঁটিনাটি বদলাতে পারে।
নমুনা তথ্যসহ প্রধান স্ক্রিনগুলো ঘুরে দেখা। ভিডিওতে কোনো শব্দ নেই: লেখাগুলো ছবির মধ্যেই আছে।
কীভাবে কাজ করে
টেমপ্লেট থেকে বা ফাঁকা নোট দিয়ে শুরু করুন। নোটটি ইউনিট ও বছর অনুযায়ী একটি স্থায়ী নম্বর পায় এবং বিষয়ভিত্তিক ফোল্ডারে জায়গা নেয়।
বাংলা বা ইংরেজিতে অনুচ্ছেদ লিখুন, পত্র ও সংযুক্তি যোগ করুন, তারপর “অনুমোদনের জন্য উপস্থাপন করা হলো”-এর মতো দ্রুত সিদ্ধান্তসহ পরের ডেস্কে পাঠান।
পর্যালোচনা, সুপারিশ, যাচাই, নিরীক্ষা ও চূড়ান্ত অনুমোদন — প্রতিটি ধাপ যায় ঠিক মানুষের কাছে, আর প্রতিটি সিদ্ধান্ত লেখা হয় নোটশিটে।
রেজিস্টারে খুঁজুন, ফোল্ডার খুলুন বা প্রতিবেদন চালান। প্রতিটি কাজ নিরীক্ষা লগে থেকে যায়।
সুবিধাসমূহ
নোট, পত্র, সংযুক্তি, অনুমোদন ও রেকর্ড একসাথে — ছোট-বড় যেকোনো অফিসের জন্য।
অনুচ্ছেদগুলো ক্রমানুসারে, প্রতিটিতে লেখকের স্বাক্ষর। পাঠানো অনুচ্ছেদ কখনো বদলানো বা মোছা যায় না, আর কাগজের নথির শেষ অনুচ্ছেদ ও পৃষ্ঠা নম্বরের পর থেকেই ক্রমিক চালিয়ে যাওয়া যায়।
টেমপ্লেট থেকে টপ শিট, বিল, বিজ্ঞপ্তি, পরিপত্র ও অফিস পত্র, সাথে সাথে প্রাকদর্শন। লক্ষ-হাজারের কমায় ও কথায় টাকার অঙ্ক; ভ্যাট ও নিট প্রদেয়র হিসাব হয় নিজে থেকেই।
পর্যালোচনা, সুপারিশ, যাচাই, নিরীক্ষা ও চূড়ান্ত অনুমোদনের ধাপ সাজান। কে সিদ্ধান্ত দেবেন, তা ঠিক করুন ব্যক্তি, ভূমিকা, পদবি বা ইউনিটপ্রধান ধরে — নির্ধারিত সময় ও ঊর্ধ্বতনের কাছে পাঠানোর ব্যবস্থাসহ।
কোন কাজ আপনার সিদ্ধান্তের অপেক্ষায়, কোন নোট আপনার ডেস্কে আর কোনটি কতক্ষণ অপেক্ষায় আছে — সব এক নজরে। ছুটিতে থাকলে দায়িত্ব অর্পণ করুন।
একটি বিষয়ের সব নোট একসাথে রাখুন — উপ-ফোল্ডার, দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তা, যাঁরা দেখতে পারবেন তাঁদের নাম এবং পূর্ণ ইতিহাসসহ।
পিডিএফ, ছবি, ওয়ার্ড, এক্সেলসহ নানা ধরনের ফাইল, প্রতিটি ২৫ এমবি পর্যন্ত। ফাইলগুলো গোপন স্টোরেজে থাকে, সংস্করণ ও আবশ্যক সংযুক্তির তালিকাসহ।
নির্ধারিত প্রতিবেদন আর নিজের মতো প্রতিবেদন তৈরির সুবিধা। এক্সেল ও পিডিএফে রপ্তানি করলে যেসব সারি রপ্তানির অনুমতি নেই, সেগুলো বাদ পড়ে।
নতুন কাজ, সিদ্ধান্ত আর আপনাকে পাঠানো নোটের খবর এক সেকেন্ডের মধ্যেই পৌঁছায়; প্রতিষ্ঠান চালু করলে ইমেইলেও।
প্রতিটি স্ক্রিন দুই ভাষায়, বাংলা লেখায় বাংলা অঙ্ক, হালকা ও গাঢ় থিম, আর মোবাইল ও ট্যাবলেটের উপযোগী বিন্যাস।
কাদের জন্য
এক অফিস হোক বা অনেক শাখা: নথিফ্লো আপনার কাঠামো মেনে চলে — প্রধান কার্যালয়, বিভাগ, অঞ্চল, এরিয়া ও শাখা।
কেনাকাটার অনুমোদন, বিল, নীতিমালা ও অফিস আদেশ।
শাখার চাহিদাপত্র ও অনুমোদন, আপনার প্রশাসনিক স্তর মেনে।
শাখা ধরে নোট, অনুমোদন ও রেকর্ড, সবকিছু গোছানো।
কর্মসূচির অনুমোদন, মাঠ অফিসের নথি ও প্রতিবেদন।
প্রশাসনিক নথি, বিজ্ঞপ্তি ও পরিপত্র।
অফিসের নথি ও অনুমোদন, পূর্ণ রেকর্ডসহ।
প্রবেশাধিকার ও নিরাপত্তা
প্রতিটি অনুরোধ সার্ভারে যাচাই হয় ব্যক্তির ভূমিকা, প্রবেশাধিকারের স্তর ও জানার প্রয়োজন অনুযায়ী — শুধু বোতাম লুকিয়ে রাখা নয়।
নথিফ্লো নথি সংরক্ষণ ও অনুমোদনের একটি টুল। এটি আইনি বা কমপ্লায়েন্স বিষয়ে পরামর্শ দেয় না; নিয়ম, অনুমোদন-পথ এবং কে কী দেখবেন, তা ঠিক করে আপনার প্রতিষ্ঠান।
প্রস্তুত সিস্টেম ভূমিকা আর আপনার নিজের তৈরি ভূমিকা, প্রতিটি একটি ইউনিট ও তার অধীন ইউনিটগুলোর জন্য।
সাধারণ, সীমিত, গোপনীয় ও অতি গোপনীয়, আর প্রত্যেকের জন্য প্রবেশাধিকারের স্তর। কোনো নোটের স্তর কমাতে দ্বিতীয় একজনের অনুমোদন লাগে।
কে কী করেছেন, কখন এবং কোন ইউনিট থেকে। এন্ট্রি বদলানো বা মোছা যায় না।
অন্তত ১২ অক্ষরের পাসওয়ার্ড, সেশনের সময়সীমা, বারবার সাইন ইনের চেষ্টায় বাধা এবং সব ডিভাইস থেকে একসাথে সাইন আউট।
প্রশ্নোত্তর
নথিফ্লো এখন পাইলট পর্যায়ে। সবার জন্য চালুর আগে আমরা অল্প কয়েকটি প্রতিষ্ঠানের সাথে কাজ করছি। নিচে নিবন্ধন করুন, আমরা যোগাযোগ করব।
না। নথিফ্লো ডকেটোরা টেকনোলজিসের একটি স্বাধীন পণ্য। এটি ই-নথি বা অন্য কোনো সরকারি ব্যবস্থার অংশ নয়, সেগুলোর সাথে যুক্তও নয়।
হ্যাঁ। কাগজের নথি চালিয়ে গেলে কাগজে লেখা শেষ অনুচ্ছেদ ও পৃষ্ঠা নম্বরের পর থেকেই ক্রমিক চলতে থাকে।
কেবল তাঁরাই, যাঁদের প্রবেশাধিকারের স্তর অতি গোপনীয় পর্যন্ত এবং যাঁদের জানার প্রয়োজন আছে। অতি গোপনীয় নোট শেয়ার, মুদ্রণ ও ডাউনলোড করতে পারেন কেবল নোটটির সূচনাকারী, আর এটি কখনো রপ্তানি হয় না।
হ্যাঁ। প্রতিটি স্ক্রিন বাংলা ও ইংরেজিতে, যেকোনো সময় ভাষা বদলানো যায়, আর বাংলা লেখায় টাকার অঙ্ক দেখায় বাংলা অঙ্কে।
নথিফ্লোর মূল্য এখনো ঠিক হয়নি। পাইলটের পরে, কারও কাছে টাকা চাওয়ার আগেই মূল্য ঠিক হবে।
পাইলট
সরাসরি সহায়তাসহ নথিফ্লো ব্যবহার করে দেখতে আমরা অল্প কয়েকটি প্রতিষ্ঠানকে আমন্ত্রণ জানাচ্ছি। আপনার অফিস সম্পর্কে আর আজ নথি কীভাবে চলে, তা আমাদের জানান; আমরা যোগাযোগ করব।